IT-Kostensenkungen – ein praktischer Ansatz

Vor einigen Jahren war ich als Programmleiter für ein großes, unternehmensweites IT-Kostensenkungsprogramm in einem internationalen High-tech-Unternehmen verantwortlich. Zu diesem Zeitpunkt beschloss der Vorstand, die IT-Kosten innerhalb von 3 Jahren von 5% des Jahresumsatzes auf 4% des Jahresumsatzes zu senken, was zu einem enormen IT-Kostensenkungsziel von insgesamt 800 Millionen € pro Jahr führte .

Auch wenn im gegenwärtigen Zeitalter von Globalisierung, Digitalisierung und Automatisierung der Fokus auf IT-Kostensenkungen etwas in den Hintergrund gerückt zu sein scheint, bleibt es eine ständige Herausforderung für jeden IT-Verantwortlichen, mit dem IT-Budget des Unternehmens klug und verantwortungsvoll umzugehen.

Nachfolgend möchte ich anhand meiner persönlichen Erfahrungen einige praktische Empfehlungen geben, wie IT-Kostensenkungen effektiv, angemessen und nachhaltig durchgeführt werden können.

Erfreulicherweise haben im Laufe der letzten Jahre immer mehr Verantwortliche auf CxO-Level in Unternehmen erkannt, dass IT und IT-Sicherheit nicht nur Kostenfaktoren sind, sondern auch große Hebel für Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens sein können. Nicht zuletzt deshalb sollte klar sein, dass eine angemessene und effektive IT-Kostensenkung niemals auf der Grundlage des Rasenmäherprinzips durchgeführt werden kann. Sie müssen bei IT-Kostensenkungen differenzieren und auf Details und Details eingehen, wenn Sie vernünftige und nachhaltige Ergebnisse erzielen wollen.

Auch wenn klare und messbare Ziele grundsätzlich nützlich sind, ist die beliebte Kennzahl „IT-Kosten in Prozent vom Umsatz“ eine der schlechtesten, die Sie wählen können (zumindest auf Unternehmensebene), da sie die spezifischen Anforderungen von verschiedene Branchen oder Geschäftsarten nicht reflektiert. 1% IT-Kosten in Prozent des Umsatzes könnten für die Lebensmittel verarbeitende Industrie eine angemessene Größenordnung sein, aber sicherlich nicht für die Finanzindustrie oder für Gesundheitseinrichtungen. Neben der Frage „Wie hoch sind meine IT-Kosten?“ sollte die Unternehmensleitung der Frage „Was bekomme ich für meine IT-Kosten?“ mindestens genauso viel Aufmerksamkeit und Interesse widmen.

In dem IT-Kostensenkungsprogramm, für das ich verantwortlich war, haben wir den folgenden praktischen Ansatz verwendet, der am Ende der dreijährigen Projektdauer dazu führte, dass das vereinbarte Ziel nicht nur erreicht, sondern sogar um 10% übererfüllt wurde:

1. Definieren Sie systematisch und umfassend, was als IT-Kosten betrachtet, gemeldet und kontrolliert werden sollte und was nicht – um sicherzustellen, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen. Hinweis: Die Erfahrung zeigt, dass Sie die Definition der IT-Kosten im Rahmen Ihres IT-Kostensenkungsprogramms kontinuierlich anpassen und aktualisieren müssen, um die Vergleichbarkeit der Zahlen zwischen den Unternehmenseinheiten sowie mit den historischen IT-Kostenberichtszahlen sicherzustellen. Wenn Sie den Rahmen für Planung, Reporting und Controlling der IT-Kosten für Ihr Unternehmen definieren, ist es (aus naheliegenden Gründen) sinnvoll, die von professionellen IT-Benchmarking-Unternehmen am Markt verwendete Struktur zu nutzen.
2. Verwenden Sie Benchmarking-Zahlen, aber auf einem angemessenen Level. Sie müssen den Elefanten in Stücke schneiden und sicherstellen, dass z. B. die IT-Kosten für die Management- und Supportprozesse Ihres Unternehmens getrennt von den IT-Kosten für die Kernprozesse Ihres Unternehmens betrachtet werden. Ein anderes Beispiel sind die IT-Kosten Ihres Service- und Wartungsgeschäfts, die getrennt von den IT-Kosten Ihrer Fabriken betrachtet werden sollten. Unternehmen wie die Information Services Group (ISG) – basierend auf der Expertise des ehemaligen IT-Benchmarking-Spezialisten Compass – können Ihnen zuverlässige IT-Kosten-Benchmarks für bestimmte Branchen und Geschäftsarten liefern.
3. Vergleichen Sie die IT-Kosten Ihrer Geschäftsbereiche untereinander. Dieser Ansatz ist besonders sinnvoll und vorteilhaft bei Geschäftsbereichen, die vergleichbare Geschäftsarten und/oder Prozesse aufweisen, z. B. regionale Unternehmen oder Tochtergesellschaften mit Fokus auf Vertrieb und Service. Idealerweise können Sie so Best Practices für das IT-Management in einigen Ihrer Geschäftsbereiche ermitteln, die von anderen Geschäftsbereichen in größerem Umfang genutzt werden können. Dieser Ansatz des Best Practice Sharings fördert auch eine engere Kommunikation und Kooperation zwischen Ihren Geschäftsbereichen.
4. Berücksichtigen Sie IT-Kostenreduzierungsbemühungen, die bereits in der Vergangenheit von Ihren Geschäftsbereichen ausgeführt wurden. In jeder Organisation finden Sie in der Regel eher „fat cats“ und eher „thin cats“ und ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg ist eine faire Bewertung der Ausgangslage (Baseline) jeder Geschäftseinheit unter Berücksichtigung der historischen IT-Kostensenkungspotentiale, die in den vergangenen zwei bis drei Jahren bereits erschlossen wurden. Es ist wichtig, diejenigen IT-Manager nicht zu bestrafen, die ihre Hausaufgaben bereits in der Vergangenheit gemacht haben, indem sie genauso, wie die IT-Manager behandelt werden, die dies nicht ausreichend getan haben.
5. Berücksichtigen Sie immer die geschäftlichen Auswirkungen Ihrer IT (Kosten). Noch einmal die Erinnerung daran, dass IT und IT-Sicherheit beides große Hebel für Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Geschäftsbereiche oder sogar des gesamten Unternehmens sein können. Sie sollten daher die Auswirkungen von IT-Kostensenkungsmaßnahmen auf die verschiedenen Geschäftsbereiche gut durchdenken, bevor Sie entsprechende Maßnahmen festlegen und anwenden.
6. Beziehen Sie die verantwortlichen IT-Manager in das Design und die Planung des IT-Kostensenkungsprogramms ein: Es gibt nichts Schlimmeres als Unternehmensprogramme, die von der Unternehmenszentrale ohne Abstimmung oder Einbeziehung der Menschen, die hauptsächlich von den Programmen betroffen sind, durchgeführt werden. Erläutern Sie ausführlich die Gründe für das IT-Kostensenkungsprogramm und holen Sie frühzeitig das Feedback der Betroffenen ein.
7. Sorgen Sie für eine angemessene Aufmerksamkeit des Executive Managements nicht nur zu Beginn, sondern auch im Verlauf des IT-Kostensenkungsprogramms. Berichten Sie den Fortschritt des Programms und signifikante Abweichungen in regelmäßigen Zeitabständen (z. B. alle 3 bis 6 Monate, abhängig von der Größe des Programms) an die Geschäftsleitung.
8. Behandeln Sie die betroffenen IT-Verantwortlichen fair und gleich: Idealerweise können Sie das IT-Kostensenkungsprogramm für den Aufbau einer engeren Zusammenarbeit zwischen den IT-Verantwortlichen der verschiedenen Geschäftsbereiche nutzen, z. B. in Form von Best-Practice-Sharing. Lassen Sie keine Ausnahmen von grundlegenden Prinzipien zu, deren Einhaltung und Umsetzung von allen erwartet wird. Die Wirksamkeit des Arguments „alle anderen akzeptieren und machen das“ ist nicht zu unterschätzen. Dies erfordert jedoch eine faire und gleiche Behandlung aller Beteiligten – und zwar ausnahmslos.
9. Unterscheiden Sie zwischen IT-Investitionen (in der Regel in Form von IT-Projekten oder IT-Programmen) und laufenden IT-Kosten (in der Regel z. B. Betriebs- und Wartungskosten für IT-Systeme). Grundsätzlich sollte dies selbstverständlich sein, aber als ehemaliger Leiter eines Corporate IT Audit habe ich zu viele Beispiele gesehen, wo IT-Manager versucht haben, ihre IT-Kostensenkungsziele nur durch Stoppen großer IT-Projekte oder IT-Programme zu erreichen – was die am wenigsten effiziente, sinnvolle und nachhaltige Art der IT-Kostensenkung ist.
10. Konzentrieren Sie sich auf die großen Elemente des IT-Budgets und priorisieren Sie diese hinsichtlich der Größenordnung und des Zeithorizonts der zu entwickelnden Kostensenkungen. Lizenzkosten sind z. B. sicherlich ein attraktives Ziel für IT-Kostensenkungsmaßnahmen (noch mehr, da eine Verringerung nur den IT-Lieferanten und nicht die eigene Organisation trifft). Da die Lizenzkosten in der Regel nur ca. 5% Ihrer gesamten IT-Kosten ausmachen, sollten Sie keine entscheidenden Beiträge zum Gesamterfolg Ihres IT-Kostensenkungsprogramms aus der Neuverhandlung von Softwarelizenzverträgen erwarten.
11. Fordern Sie die Kreativität der verantwortlichen IT-Manager heraus und zwingen Sie sie nicht in ein starres und unflexibles „Schema F“. Wenn die IT-Manager alternative Ideen oder Ansätze für IT-Kostensenkungsmaßnahmen vorschlagen, die nicht den Grundprinzipien Ihres Unternehmens oder des IT-Kostensenkungsprogramms widersprechen, geben Sie ihnen den Spielraum, ihren eigenen Weg zu gehen.
12. Formalisieren Sie das IT-Kostensenkungsziel, z. B. in Form von „Business Target Agreements (BTA)“, lassen Sie diese von den zuständigen IT-Verantwortlichen unterschreiben und machen Sie deutlich, dass eine Zielerreichung ohne Überraschungen und Ausreden zur vereinbarten Zeit eine Frage von Ehre, Akzeptanz und Vertrauen bzw. Zuverlässigkeit ist.
13. Verfolgen Sie den Fortschritt bei der Umsetzung der Business Target Agreements regelmäßig, z. B. alle drei Monate, basierend auf einem gegenseitig akzeptierten Reportings für die IT-Kostensenkungsmaßnahmen, das aus einer zentralen Datenquelle bereitgestellt werden sollte, um die Konsistenz der Zahlen zu gewährleisten.
14. Erfassen Sie Änderungen der Baseline (z. B. durch nachträglich identifizierte versteckte IT-Kosten oder durch zusätzliche von der IT-Organisation übernommene Aufgaben) oder im organisatorischen Aufbau des Unternehmens in „Kostenbrücken“, um die Entwicklung der IT-Kosten vergleichbar zu halten. Skaleneffekte (z. B. bestehende IT-Infrastruktur bietet IT-Services für eine größere Anzahl von Benutzern ohne zusätzliche Investitionen) sollten in gleicher Art und Weise erfasst werden.
15. Belohnen Sie die verantwortlichen IT-Verantwortlichen für eine erfolgreiche Zielerreichung: Sind die vereinbarten Ziele erreicht oder sogar übertroffen, verdienen die betroffenen IT-Verantwortlichen eine offizielle Anerkennung und Belohnung für diesen Erfolg. Wenn möglich und sinnvoll, setzen Sie zu Beginn des Programms einen Anreiz im Sinne einer Incentive.

Wenn Sie nun argumentieren, dass der beschriebene Ansatz keine „Rocket Science“ ist, würde ich Ihnen nicht widersprechen. Es ist jedoch ein bewährter und praktikabler Ansatz, der Ihnen hilft, signifikante, vernünftige und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.

Ergänzende Kommentare von Christian Zalto und Achim Linger zu meinem vorliegenden Blog mit konkreten Vorschlägen für IT-Kostensenkungsmaßnahmen habe ich in folgender Grafik zusammengefasst (vielen Dank an die beiden Kollegen für die kreative Unterstützung):

P.S.: Die meisten der beschriebenen Schritte sind nicht auf IT-Kostenreduzierung beschränkt und können auf jede Art von Kostensenkungsprogramm angewendet werden.

P.P.S.: Einen weiteren Blog mit „Wesentlichen Kriterien zur Auswahl von IT-Lösungen“ finden Sie hier: https://kubraconsult.blog/2017/04/27/wesentliche-kriterien-fuer-die-auswahl-von-it-loesungen/